Командировка. Оформление сотрудника

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем.

Приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку.

Регистрация работника, выбывающего в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, в том числе электронном виде.

При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания), решается нанимателем с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а  также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе (распоряжении) о командировании работника.

Командированному работнику возвращаются расходы:

1)по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость питания, включенная в цену проездного билета.

При приобретении билета через Интернет  документами, подтверждающими расходы по проезду к месту командирования и обратно, являются следующие:

при междугородней автомобильной перевозке в регулярном сообщении – самостоятельно распечатанный на бумажном носителе электронный билет. Такой билет подтверждается произведенные расходы по проезду в совокупности с иными документами, приложенными к авансовому отчету (приказом на командирование, счетами за проживание) и т.д.

при воздушной перевозке – самостоятельно распечатанный на бумажном носителе электронный билет; маршрут-квитанция на бумажном носителе; посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), который подтверждает, что пассажир воспользовался билетом; документ, подтверждающий оплату.

при железнодорожной перевозке – самостоятельно распечатанный на бумажном носителе электронный билет. Такой билет подтверждает произведенные расходы по проезду в совокупности с иными документами, приложенными к авансовому отчету (приказом на командирование, счетами за проживание и т.д.).

Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту подлежат возмещению на основании подлинных проездных документов.

При отсутствии подлинных проездных билетов расходы по проезду возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.

Пример. Возмещение расходов на проезд при утере билетов на автобус

Работник добирался до места командирования на междугороднем автобусе регулярного сообщения. К авансовому отчету не приложены ни билет на проезд (работником они были утеряны), ни иные документы, подтверждающие факт проезда работника.

Работнику следует возместить расходы по проезду в размере минимальной стоимости проезда.

Размер минимальной стоимости проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за один километр проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством.

Тариф за  1 км проезда на поезде на региональных линиях экономкласса составляет 0,016 белорусских рублей.

Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации.

В случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению

Расходы по проезду в пределах места служебной командировки оплачиваются за счет суточных и дополнительному возмещению не подлежат;

2)по найму жилого помещения (за исключением время нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости  одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории). Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них.

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки  и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

За проживание в номерах с количеством мест для проживания два и более или высшей категории по фактическим расходам – лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь и должности руководящих работников государственных органов и иных организаций, включенных в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь;

3)за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что за время пребывания в месте служебной командировки. Если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50 процентов от установленной нормы.

Установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь:

за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов  - суточные – 7 белорусских рублей в сутки;

за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные при однодневных служебных командировках и служебных командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, из которых работник ежедневно возвращается к месту жительства (пребывания), - 3 белорусских рубля 50 копеек в сутки;

без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, - 2 белорусских рубля 50 копеек в сутки.

4)иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (по оплате провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза, проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам, платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей).

Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

После возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.

В отчет бухгалтерию:

- лично на бумажном носителе;

- по почте (при этом датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления);

- с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе.

Форма отчета законодательством не установлена. Организация разрабатывает и утверждает ее самостоятельно.

В отчете указываются полученная сумма аванса, произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

К отчету прилагаются документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств:

- командировочное удостоверение, если нанимателем принято решение его выдавать. Документ должен быть оформлен по форме с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из мест служебной командировки. Отметки о прибытии и выбытии должны быть заверены подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой, печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован человек;

- подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии). К ним относятся:

проездной документ (билет);

билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при перевозке пассажира в регулярном сообщении;

маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) – в случае приобретения электронного билета при воздушной перевозке пассажира.

- подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения. Такими документами являются:

счет на оплату гостиницы и кассовый чек – в случае оплаты услуги гостиничного обслуживания наличными деньгами;

счет на оплату гостиницы, кассовый чек и карт-чек (его заверенная копия) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка,  - в случае оплаты услуги гостиничного обслуживания в безналичном порядке;

договор найма жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция о приеме наличных денежных средств, квитанция к приходному кассовому ордеру), - в случае аренды жилого помещения у индивидуального предпринимателя, предоставляющего места для краткосрочного проживания;

- документы, подтверждающие иные расходы, произведенные с разрешения нанимателя;

- отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в том числе с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством.

Сроки предоставления отчета по командировке

Сроки представления отчета по суммам, израсходованным в командировке по Республике Беларусь, зависят от способа выдачи денежных средств под отчет и не зависят от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой.

Сроки предоставления отчета по авансу (в рабочих днях со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия) для работников организации и для работников подразделений, которые расположены в населенных пунктах вне места нахождения организации, если отчет подается в бухгалтерскую службу организации составляет 15 рабочих дней, если аванс был перечислен на корпоративную (личную) карточку либо аванс выдавался частично наличными, либо частичным перечислением на корпоративную (личную) карточку. Если же аванс выдавался наличными денежными средствами, то срок представления отчета для работников организации составляет 3 рабочих дня, а для работников подразделений, которые расположены в населенных пунктах вне места нахождения организации, если отчет подается в бухгалтерскую службу организации – 5 рабочих дней.

Пример. Расчет срока предоставления отчета при выдаче аванса в наличной форме

Работник направлен в командировку из г. Могилева в г. Бобруйск с 1 по 2 декабря 2016 г. Аванс на командировочные расходы выдан наличными.

Отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия. Отчет должен быть предоставлен работником не позднее 7 декабря 2016 г.

 Возврат неиспользованных сумм денежных средств

Возврат неиспользованных сумм денежных средств, полученных под отчет, осуществляется в сроки, установленные для предоставления отчета. Если аванс работнику выдавался наличными денежными средствами или путем перечисления на личную карточку командированного работника, то неизрасходованная сумма денежных средств вносится им в кассу организации или на ее расчетный счет. Аналогичным образом возвращается не использованная работником сумма денежных средств, снятая им с корпоративной карточки. В случае безналичных расчетов посредством корпоративной карточки не израсходованная сумма работником остается на счете нанимателя.

Пример. Расчет срока представления отчета и возврата неиспользованных сумм при перечислении аванса на корпоративную карточку

Работник направлен в командировку из г. Гомель в г. Мозырь с 14 по 18 ноября 2016 г. Аванс перечислен на корпоративную карточку. Работник расходовал денежные средства с карточки в безналичной форме и снимал наличные денежные средства. Согласно представленному отчету работник должен вернуть нанимателю остаток наличных денежных средств, снятых с помощью корпоративной карточки.

Отчет должен быть представлен и возращена неиспользованная сумма денежных средств, снятая с корпоративной карточки, не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки, не считая день прибытия. То есть последним днем сдачи отчета будет 9 декабря 2016 г.

 Использование собственных денег в командировке

Если же работником были использованы собственные средства (перерасход по отчету), то остается только предполагать срок окончательного расчета с работником. Этот срок нигде не установлен. Предполагается, что нанимателю необходимо рассчитаться с работником в сроки, установленные для представления отчета и возврата неизрасходованной суммы аванса.

Материальная ответственность работника за нецелевое использование и (или) невозвращение неиспользованных денежных средств, выданных под отчет, регулируется главой 37 Трудового кодекса Республики Беларусь.