Поиск по сайту:

Оформление личных дел

Формирование и ведение личных дел работника в соответствии с установленными правилами

Личное дело

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 26 марта 2004 г. № 2 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

ГЛАВА 2 СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных ); обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., № 24, ст.460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); контракт (государственных служащих); справка-объективка; анкета; копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

9. В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

ГЛАВА 3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2. Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах. При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования: на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет"; не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.; фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже.Например: Сидорский Олег Николаевич; в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962; место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер.Леньки Слуцкого р-на Минской обл.; в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.); в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее"; если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил; наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью; в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается"; в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности; в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например: женат: жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р., сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р., дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р., мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.; в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон. На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.

14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях). Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются: название вида документа (характеристика); имя, отчество, фамилия характеризуемого; текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

ГЛАВА 4 УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации. При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые. Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.




Не нашли ответ? Задайте вопрос в рубрике "Вопрос-ответ"


Статьи из раздела:


Самое читаемое

Вернуть товар..

Хотите вернуть товар, стоимость которого изменилась?

Вернуть товар

Отчет о доходах и расходах..

С 15 июля 2017 года налоговики смогут потребовать от каждого отчитаться о доходах…

Отчет о доходах и расходах за 10 лет

ДТП без вызова ГАИ..

В каком случае ДТП можно самостоятельно договориться без вызова ГАИ?

ДТП без вызова ГАИ

Правила взыскания госпошли..

Постановление Пленума ВХС РБ от 02.06.2011 №1

Правила взыскания госпошлины судами