Приказы по личному составу

Правила составления приказов на предприятии

Юридический портал Ваше право

Правила составления приказов

Виды приказов

– приказы по основной деятельности;

– приказы по административно-хозяйственным вопросам;

– приказы по личному составу.

В данной статье мы рассмотрим приказам по личному составу.

К приказам по личному составу относят:

- приказы о приеме на работу,

- переводе (перемещении) на другую работу,

- увольнении, поощрении,

- предоставлении отпуска,

- командировании,

- наложении дисциплинарного взыскания и др.

Нормативные правовые акты, в которых оговорены требования к оформлению приказов

В соответствии с законодательством Республики Беларусь установлены единые требования к составлению и оформлению приказов всех видов.

Они закреплены в:

- Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция),

- Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госкомстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (с датой введения 01.07.2005) (далее – СТБ 6.38-2004), и Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Особенности оформления приказов по личному составу

В соответствии с п. 23 Инструкции предусмотрено 2 вида бланков для использования:

- бланк для письма

- общий бланк (для всех видов организационно-распорядительных документов).

Бланки разрабатываются в соответствии с СТБ 6.38-2004. На общий бланк при изготовлении конкретного документа (приказ, распоряжение, указание, протокол и др.) наименование его вида наносят с помощью технических средств. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки (ПРИКАЗ). В соответствии с п. 45 Инструкции при использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на 2 языках название документа печатается на 2 языках (ЗАГАД ПРИКАЗ).

Как оформлять поля приказа

При оформлении приказа используют бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) (п. 24 Инструкции) с соблюдением полей: левое – 30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижние – не менее 20 мм (п. 20 Инструкции). Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов, а сами реквизиты – центрованным или флаговым способом (пп. 27, 28 Инструкции).

Текст приказа и его заголовок

В соответствии с п. 54 Инструкции при составлении приказа в обязательном порядке необходимо указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой. Если приказ по личному составу касается одного работника, то в заголовок выносят фамилию и инициалы работника: «О приеме на работу Иванова А.А.», «О командировании Петрова А.А.» и др.; если группы работников, но по одному основанию – приказ будет иметь общий заголовок: «О приеме на работу», «О предоставлении трудовых отпусков» и др.; если приказ по личному составу объединяет несколько действий (прием и увольнение; прием, перевод и увольнение и т.п.), заголовок будет носить общий характер: «По личному составу». Текст распорядительного документа (приказа), как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу. Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Пункты в приказе

В соответствии с п. 90 Инструкции после распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа. Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста. Слово «Основание» печатается от нулевого положения табулятора (без абзаца), а относящаяся к нему информация – столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (пп. 87, 88 Инструкции). После слова «Основание» ставится двоеточие.

Дата приказа

В соответствии с п. 46 Инструкции датой приказа является дата его подписания. Обращаем Ваше внимание, что при подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ, собственноручно. Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами – «25.12.2011». Следует обратить особое внимание, что даты приема, перевода и увольнения указывают в приказах по личному составу без предлога «с», а крайние даты при указании периодов – с применением предлогов «с» и «по». Для придания юридической силы документу необходим реквизит – «Подпись». В п. 57 Инструкции определено, что данный реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия на уровне последней строки наименования должности без пробелов). Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора (без абзаца). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации (например, ректор института, директор фабрики и т.п.). Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя). Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Она включает слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа. Если приказ по личному составу касается 2, 3 и более работников, то запись об ознакомлении с приказом формулируется во множественном числе: «С приказом ознакомлены», после чего ставится двоеточие. При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления (необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Использование букв в названии приказа

В образцах приказов по личному составу регистрационные индексы дополнены буквенным индексом – «к» и «л». Возникает вопрос: почему у приказов одной группы документов регистрационные индексы различаются? В подп. 142.3 п. 142 Инструкции установлено, что распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. Для приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных командировках установлен срок хранения 75 лет; приказов о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках – 3 года (Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38). ЭТО ВАЖНО! Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквенным индексом «к» – для приказов 75-летнего срока или «л» – для приказов 3-летнего срока хранения (подп. 142.4 п. 142 Инструкции).




Не нашли ответ? Задайте вопрос в рубрике "Вопрос-ответ"


Статьи из раздела:

Поиск по сайту:

Вопрос-ответ


Алименты
19 декабря 2017, 21:11

Алименты
27 ноября 2017, 16:51

Выход из ООО
24 октября 2017, 14:12

Вопрос аренды
19 октября 2017, 14:41

Самое читаемое

Отчет о доходах и расходах..

С 15 июля 2017 года налоговики смогут потребовать от каждого отчитаться о доходах…

Отчет о доходах и расходах за 10 лет

ДТП без вызова ГАИ..

В каком случае ДТП можно самостоятельно договориться без вызова ГАИ?

ДТП без вызова ГАИ

Вернуть товар..

Что делать если Вы хотите вернуть товар, стоимость которого изменилась?

Вернуть товар

Правила взыскания госпошли..

Постановление Пленума ВХС РБ от 02.06.2011 №1

Правила взыскания госпошлины судами